Hier liegt eine Rechnung, da kommt eine per Mail, und im Portemonnaie steckt noch ein Tankbeleg. Bis das alles gebucht ist, vergeht jeden Monat Zeit. Ich habe diesen Weg mit n8n so automatisiert, dass ein Beleg nach dem Scannen oder dem Mail-Eingang von allein im Dokumentenarchiv und in der Buchhaltung landet. Hier ist der Ablauf Schritt für Schritt.

Das Video dazu: Deine komplette Buchhaltung automatisieren mit n8n.

Das Ergebnis vorab

Jeder Beleg und jede Rechnung wird automatisch verbucht. Ich lege den Beleg per Scanner oder Mail ab, danach fasse ich ihn nicht mehr an. Zum Monats- oder Jahresende gehen die Daten an den Steuerberater, oder ich mache den Abschluss selbst.

Die Bausteine

  • n8n als Automatisierung, selbst gehostet.
  • Nextcloud als Ablage für gescannte Belege, ähnlich wie Google Drive, aber auf dem eigenen Server.
  • NocoDB als Liste aller Belege mit ihrem Status.
  • Paperless als Dokumentenarchiv.
  • sevDesk als Buchhaltungsprogramm, weil sich dort Zahlungen gut den Belegen zuordnen lassen und die Schnittstelle von n8n aus erreichbar ist.
  • Ein Sprachmodell für die Klassifizierung und den Buchungsvorschlag.

Wie Belege in den Ablauf kommen

Zwei kleine Workflows auf dem n8n-Server sammeln die Belege ein. Ein E-Mail-Trigger holt Dokumente aus Mails und legt sie ab. Ein Ordner-Trigger überwacht den Ordner, in den der Scanner schreibt. Beide verschieben die Datei in den richtigen Ordner und legen in NocoDB einen Eintrag mit dem Status „unverarbeitet" an.

Der Hauptablauf

  1. Offene Belege holen. Der Ablauf zieht alle Einträge mit dem Status „unverarbeitet" und lädt die Datei herunter.
  2. Text erkennen. Eine Texterkennung liest den Beleg. Im Video lief sie über einen Cloud-Dienst, alles andere lokal. Inzwischen läuft auch dieser Schritt bei mir auf eigener Hardware.
  3. Dokument klassifizieren. Aus Mails kommt viel, das keine Rechnung ist. Ein Sprachmodell erkennt, was es ist, und eine Weiche lässt nur Rechnungen weiterlaufen. Eine Mahnung bleibt liegen.
  4. Rechnungsdaten auslesen. Absender, Rechnungsnummer, Datum, Währung, Summen und Steuer, dazu eine kurze Zusammenfassung für den Buchungstext.
  5. In Paperless ablegen. Der Ablauf prüft, ob der Absender schon als Korrespondent existiert, und legt ihn sonst an. Dann lädt er das Dokument hoch und fragt alle zehn Sekunden nach, ob Paperless es verarbeitet hat.
  6. Buchungskonto vorschlagen. Das Sprachmodell schlägt nach SKR 04 ein Konto vor, im Beispiel 6530 „Laufende Kfz-Betriebskosten", und begründet die Wahl. So sehe ich bei einem Fehler, warum das Modell falsch lag.
  7. In sevDesk anlegen. Ein Skript ermittelt die interne Konto-ID und anhand fester Regeln den richtigen Steuersatz, zum Beispiel ob der Absender in Deutschland sitzt. Dann entsteht der Beleg in sevDesk.

Die Zahlung zum Beleg finden

Der Ablauf nimmt das Belegdatum, holt die Bankumsätze von zehn Tagen davor bis zehn Tage danach und sucht die passende Buchung. Er vergleicht Betrag, Absender und Buchungstext. Das klappt auch bei Kreditkartenbuchungen mit Gebühren: Eine Rechnung über 18 Euro erscheint mit 18,32 Euro, weil die Kreditkarte 1,75 Prozent aufschlägt, und wird trotzdem richtig zugeordnet.

Stimmt die Summe der Bankbuchung mit der des Belegs überein, steht der Beleg auf „bezahlt", sonst auf „teilbezahlt". Danach wird die Zahlung gebucht, das Dokument in Paperless als erledigt markiert und der Eintrag in NocoDB auf „verarbeitet" gesetzt.

Warum Paperless zusätzlich zur Buchhaltungssoftware?

Man könnte die Belege nur in der Buchhaltungssoftware lassen. Ich weiß aber nicht, wie lange ich sie nutze. Die Dokumente sollen im eigenen Haus bleiben. Deshalb liegt jede Rechnung zusätzlich in Paperless, mit Titel, Ausstellungsdatum, Korrespondent und Dokumenttyp.

Wo die Grenzen liegen

Das Sprachmodell macht Vorschläge, keine Steuerberatung. Der Buchungsvorschlag mit Begründung ist dafür da, Fehler schnell zu finden. Die Steuerregeln sind feste Regeln und kein Modellraten. Wer das einsetzt, sollte die Konten und Steuersätze einmal mit seinem Steuerberater abstimmen.

Willst du das auch?

Wie so ein Ablauf bei dir aussehen kann, hängt von deinen Belegen, deiner Software und deinem Steuerberater ab. Warum n8n bei mir der feste Kern solcher Abläufe ist und das Sprachmodell nur einzelne Schritte übernimmt, steht in Agents Need Hands. Mehr zu meiner Arbeit steht auf der Seite n8n-Automatisierung. Wenn du sprechen willst, schreib mir.